Dans cet article, nous vous invitons à découvrir le parcours complet de l’intégration d’un projet CRM avec MobiCRM. Depuis la réunion de lancement jusqu’à l’accompagnement au démarrage, en passant par la gouvernance du projet, la planification… Nous dévoilons comment les intégrations clients sont conçues et mises en œuvre par les équipes dédiées de MobiFactory. Adoptant une approche agile et s’appuyant sur la méthodologie Scrum, nous assurons que chaque étape du projet est gérée avec précision et expertise pour répondre au mieux aux besoins de nos clients.
Le comité projet est l’instance de base du pilotage du projet. Il est obligatoire. Il se réunit deux fois par mois avec :
Les objectifs du comité sont :
Les équipes MobiFactory sont en charge de la préparation et de l’animation de cette réunion, ainsi que de fournir un compte-rendu à son issue.
Facultatif, le comité de pilotage permet de rendre compte de manière globale de l’avancement du projet au Codir. Il est souvent mis en place lors de projets d’intégrations conséquents, ou lors de besoin d’arbitrage Codir. Il a lieu une fois tous les 3 ou 6 mois, avec pour participants le directeur général et le directeur de projet chez Mobifactory, ainsi que le Codir et le Comité projet chez le client.
Objectifs :
Pour le comité de pilotage, le client se charge de la préparation, de l’animation et du compte-rendu de la réunion. MobiFactory intervient en support et fournit les éléments en amont sur demande.
La mise en oeuvre d’un projet MobiCRM se fait en plusieurs étapes :
Planning édité avec le module Projet de MobiCRM
La réunion de lancement présente les différents intervenants et rappelle les différentes étapes et le planning général du projet. Elle a lieu au démarrage du projet, avec pour participants :
Objectifs :
Facultatifs, les Ateliers Besoins permettent de préciser des modes de fonctionnement attendus, notamment les besoins qui doivent être impérativement couverts au démarrage du projet, au-delà de ce qui a été spécifié dans le cahier des charges. Ils ont lieu à la demande du client, en présence des Key Users et du Chef de projet. Chez MobiFactory, le directeur de projet est présent, ainsi que l’ergonome si besoin.
Objectifs :
Menée dès le début du projet, la reprise des données permet de travailler immédiatement avec de vrais cas d’usage, d’intégrer les données spécifiques dans des champs personnalisés et de comprendre au mieux la structure des données gérées par le SI. Les données sont dans un premier temps fournies sous forme de fichiers .csv, selon un format d’échange transmis par MobiFactory. Sont reprises les données client, prospects, les contacts, l’historique des échanges, les produits, les utilisateurs, le CA, les devis…
En parallèle de la reprise des données, commence le travail de paramétrage métier de MobiCRM, avec la mise à jour des paramètres, du référentiel, la création des customs pages et des customs fields, les interconnexions Outlook, LinkedIn… Le paramétrage se déroule tout au long du projet d’intégration.
Les interfaces avec le Système d’Information sont au cœur du projet d’intégration. Sont interfacées les données client, prospect, contact, devis… Les interfaces peuvent être bidirectionnelles ou mono-directionnelles, tout cela est défini lors des réunions d’intégrations métiers.
Les interfaces sont principalement de 2 natures :
Si le temps réel n’est pas indispensable, nous conseillons les interfaces Batch, plus fiables, moins couteuses en ressource machine. Pour les interfaces Batch, MobiFactory fournit plusieurs fichiers d’échanges de données, et s’occupe généralement des algorithmes. Vous n’avez qu’à déposer les fichiers complets sur le serveur FTP, nos algorithmes sauront détecter les créations, les mises à jour, les suppressions…
Pour les web services, MobiFactory dispose d’un catalogue complet d’API publiques, consultable sur le site : https://api.mobicrm.app/swagger/index.html D’autres interfaces de type low code peuvent être mise en œuvre, de type Json, Make, Zapier… en fonction des besoins. Peuvent également être mis en place des automates permettant de déclencher le workflow de MobiCRM sur des événements précis afin de faire une relance par exemple. Des réunions régulières sont organisées entre la DSI ou les représentants de la DSI et les équipes MobiFactory afin de définir les modalités de mises en œuvre.
Assez rapidement, les administrateurs et les managers sont formés à l’utilisation de MobiCRM. Cette formation permet à nos clients d’être le plus autonome possible dans le paramétrage métier. Elle permet également de bien comprendre la structure interne de l’outil, et de voir comment les données issues du SI sont intégrées à MobiCRM.
Toute la gestion des droits en fonction des profils utilisateurs est également paramétrée.
Lorsque les interfaces sont suffisamment avancées, la recette en pré-production est déclenchée, permettant aux key users de vérifier si toutes les données sont bien présentes et cohérentes, si le paramétrage est efficient ou doit être revu et de corriger les bugs le cas échéant.
À ce stade du projet CRM, les interfaces avec le SI sont quasi finalisées et tournent toutes les nuits. Les WebServices sont développés et opérationnels.
Juste avant la mise en production ou en parallèle (le go live), la formation des utilisateurs est déclenchée sur des données réelles, sur une journée et par groupes de 8 personnes maximum.
La formation se fait à la fois sur le smartphone et sur le web, les commerciaux doivent venir avec leurs smartphones et leurs ordinateurs.
La mise en production proprement dite est un jalon qui annonce officiellement l’ouverture du service MobiCRM pour les utilisateurs concernés. Elle se fait généralement le jour de la formation des utilisateurs et déclenche l’accompagnement au démarrage.
En fonction des clients, le déploiement peut être en une fois ou progressif, service par service ou entité par entité. En cas de déploiement progressif, un sous-projet de déploiement est alors créé, avec son propre planning et ses étapes, comme la formation des utilisateurs et les dates de mise en production.
MobiFactory vous accompagne au démarrage du projet, une fois passé en mode production.
Cet accompagnement, qui dure en général 3 mois, permet une mobilisation prioritaire des équipes et un élargissement des services rendus pour garantir que tous les problèmes techniques soient traités rapidement. Par exemple, un problème sur un smartphone d’un commercial, une incompréhension sur une donnée remontée… Les équipes de MobiFactory se mobilisent en priorité pour résoudre ces problèmes. Le comité projet continu de se réunir durant cette phase-là.
Une fois l’accompagnement au démarrage terminé, nous réalisons une réunion de bilan de projet, qui souvent est présentée au Codir. À l’issue de ce bilan, le projet passe en mode Run :
Voici comment se déroule la mise en place d’un projet MobiCRM : de manière personnalisée et définie en fonction des besoins du client. Nous vous accompagnons tout au long de l’intégration de MobiCRM, dans l’organisation de votre entreprise et auprès de vos équipes.
Pour mettre en place votre projet MobiCRM, c’est par là : https://www.mobifactory.fr/nous-contacter/
