Reporting : quels outils mettre en place pour son suivi commercial ?
2024 est bientôt terminé, c’est l’occasion pour tout manager commercial de faire le bilan de l’année écoulée.
A-t-on atteint les objectifs ? Qu’est-ce qui s’est le plus vendu ? Quels sont les clients en perte de vitesse ? Quels accomplissements pour nos commerciaux ? Quelles perspectives pour l’an prochain ?
Entretiens de fin d’année, codirs et autres séminaires commerciaux se positionnent. Ces réunions essentielles donnent l’opportunité d’analyser au mieux la situation et de fixer un cap.
On sait à quel point ces moments importants peuvent être source de stress.
Le manager commercial doit présenter au mieux ses résultats à sa direction, avec une pression des chiffres toujours plus présente. De leur côté, les commerciaux doivent rendre des comptes à leurs managers sur l’atteinte d’objectifs toujours plus ambitieux.
Dans les deux cas, managers et commerciaux doivent se simplifier la vie un maximum pour rendre ces points fluides et faciles à préparer.
Pour cela, il leur faut une suite d’indicateurs fiables et clairs, une vraie boite à outil d’analyse pour prendre le recul nécessaire et arrêter les bonnes décisions pour la société. En général tous ces aspects de suivi se recoupent derrière la notion de reporting.
Le reporting est un sujet sensible et stratégique pour les équipes commerciales. La compilation des informations peut s’avérer chronophage, et la restitution visuelle complexe. C’est d’autant plus vrai lorsqu’on ne dispose pas des ressources logicielles adaptées.
L’enjeu devient vite assez clair : il est crucial de se constituer des outils de reporting performants, simples et automatisés.
Dans ce contexte, quoi de mieux que le CRM, outil de centralisation par excellence des données commerciales, pour extraire des rapports précis et détaillés de la situation ?
Véritable mémoire de l’entreprise, Le CRM peut aisément compiler les données saisies par les équipes sur les fiches clients ou sur leurs pipelines d’opportunités. Connecté au système d’information, il viendra directement compléter ces données avec celles issues de l’ERP ou de la facturation.
Notre solution MobiCRM centralise des reportings complets et intuitifs pour répondre à tous ces besoins. Ils sont le fruit de longues réflexions et de travaux de plusieurs années avec les nombreux directeurs commerciaux que nous accompagnons au quotidien.
Alors quels sont les bons indicateurs à prendre en compte pour le reporting ? Qu’est-ce qu’un CRM nouvelle génération peut apporter à cet enjeu ?
Découvrons ensemble, à travers MobiCRM, les meilleures possibilités qui s’offrent à un manager ou un commercial pour se constituer un reporting solide et fiable.
A) Le reporting du manager
Lors d’une réunion de direction il est important pour un manager d’axer son analyse sur des vues globales. Le but est de visualiser rapidement les tendances majeures des résultats obtenues ainsi que les perspectives pour le futur. Voici donc quelques exemples de reporting qu’un manager peut exploiter dans MobiCRM pour faire le bilan avec sa direction.
1) Connaitre son Atterrissage Budgétaire
Pour comprendre la tendance de fond, il est intéressant d’intégrer dans son reporting un ratio direct entre objectif, résultat obtenu et date de référence.
C’est un indicateur de départ simple mais limpide qu’on nomme « atterrissage budgétaire ».
L’idée est de comprendre en un clin d’œil si un commercial, une équipe ou toute l’entreprise est sur la bonne voie ou non. Il s’agit d’une simple règle de 3 pour calculer l’objectif à date et voir si nos résultats actuels sont « dans les clous ». De cette façon on projette proportionnellement à cette tendance un « atterrissage », c’est-à-dire une prévision de résultat pour la fin d’année.
Avec un outil tel que MobiCRM cela est automatiquement calculé et présenté clairement avec un code couleur vert ou rouge.
Très efficace pour voir instantanément si on va dans le mur ou non.
2) Comprendre les évolutions mensuelles
Afin d’approfondir l’analyse il est essentiel de se pencher sur le détail des résultats et les corréler à la saisonnalité du marché.
En comparant le détail des ventes avec des objectifs mensuels on complète l’approche linéaire de l’atterrissage budgétaire.
Ce focus précis sur les ventes par mois va également mettre en lumière les performances des familles de produits.
3) Analyser les commandes, mais aussi le facturé
Bien souvent, les managers sont contraints par des indicateurs qui ne sont pas pertinents et qui ne prennent pas en compte la réalité du business. Une problématique récurrente est le delta constaté entre la prise de commande et le réel facturé.
Pour avoir des valeurs de références flexibles, MobiCRM intègre donc deux niveaux de reporting :
Vous disposez ainsi d’indicateurs complets sur les résultats issus de la facturation, par commercial, par une équipe, pour l’entreprise :
4) Savoir se projeter : l’analyse du prévisionnel
Nous l’avons vu, le reporting peut prendre de multiples formes pour faire le point sur les résultats passés et ainsi comprendre les succès et les échecs.
Il doit également donner la capacité aux managers d’anticiper les tendances et de se projeter à moyen et long terme.
Le calcul du prévisionnel devient donc un élément central dans la stratégie d’entreprise. Il doit trouver sa place de manière cohérente dans le reporting et se fonder sur des éléments réalistes.
Basé sur le pipeline commercial de MobiCRM, notre prévisionnel va prendre en compte les opportunités en cours de vente pour apporter des projections précises sur deux ans.
Pour rester tangible il intègre une double pondération, d’une part sur l’étape de l’affaire (taux de transformation) et d’autre part sur l’indice de confiance indiqué par le commercial.
B) Le reporting du commercial
Le commercial quant à lui doit disposer facilement d’outils de reporting lui permettant de présenter la situation à son manager. Pour se faire il doit pouvoir présenter le travail qu’il a accompli mais aussi le détail des résultats obtenus à l’échelle d’un client.
1) Le Point Commercial
Si le reporting est central pour analyser les grandes tendances, il doit aussi être en mesure de compiler efficacement l’ensemble des activités de l’équipe. Un commercial qui fait le point avec son manager toutes les semaines ou tous les mois doit pouvoir restituer le détail du travail accompli.
Combien de clients a-t-on rencontré ce mois-ci ? Combien de devis avons-nous signé ?
Quelles actions ont été effectuées sur la période ?
Dans MobiCRM, toutes ces questions trouvent leur réponse en quelques clics. Pour se faire, on sélectionne le commercial ou l’équipe cible, ainsi que la période d’analyse.
Rendez-Vous, Actions, Affaires en cours, CA réalisé, Comptes-Rendus : tous les éléments ressortent instantanément.
Le module de point commercial propose même de rédiger des commentaires ainsi que des observations et résolutions de fin d’entretien.
Un outil inédit qui digitalise efficacement la réunion entre un commercial et son manager. On gagne du temps et on peut concentrer la discussion sur l’essentiel !
2) Étudier le détail par client
Un bon reporting doit prendre en compte les indicateurs globaux, mais il doit aussi comporter une analyse fine par client. Dans MobiCRM, chaque fiche Compte présente les évolutions précises et une synthèse complète des performances par exercice. Et là encore ces données se basent à la fois sur les affaires gagnées et la facturation.
Ce niveau d’analyse va par ailleurs classer les clients qui performent plus que prévu ou ceux qui sont en perte de vitesse. Un reporting détaillé essentiel qui permettra d’apporter les bons ajustements.
Conclusion :
C’est avec une suite complète de tableaux de bords limpides et structurés qu’une équipe commerciale est en mesure d’analyser au mieux sa situation et de prendre les bonnes décisions stratégiques.
Comme le dit le proverbe « les bons outils font les bons ouvriers ». Et dans cette logique, il est clair que le CRM s’avère être un allié central dans le suivi des indicateurs et la mise en place d’une bonne stratégie de développement.
Avec une approche unique autour de l’ergonomie et du double reporting (commande et facturé), MobiCRM permet aujourd’hui à des acteurs référence sur le marché d’insuffler une nouvelle dynamique à leur pôle commercial.
La liste des indicateurs présentés dans cet article n’est pas exhaustive. Pour en savoir plus et découvrir ce que MobiCRM peut vous apporter au quotidien dans votre reporting, et plus globalement dans votre suivi commercial : demandez une démonstration .
Martin EGRON 
